Plataforma Gratuita ou Licenciada? Qual o melhor modelo para implementar RPA?

Sinceramente, depende. Analisaremos um conjunto de questões e requisitos que levarão a melhor tomada de decisão para a implementação mais assertiva da solução.

O processo de RPA – Robotic Process Automtation corresponde à alta tecnologia capaz de emular um usuário interagindo com sistemas e fazendo operações. Muitos benefícios são adquiridos pela automação por RPA, mas antes disso, há responsabilidades e perguntas a serem respondidas para a implantação de um projeto. Por mais simples que possa parecer o conceito de RPA, sua aplicação vem com diversas tomadas de decisão e reflexões, como considerar a natureza e dimensão do desafio a ser resolvido, governança da solução, robustez, sustentabilidade e escala.

Imagine que na nossa empresa, o gestor de processos, Fernando, precisa realizar um conjunto de automações em diversos sistemas, extrair relatórios e automatizar cadastros. Fernando se depara com dois mundos: soluções RPA gratuitas, algumas até open-source, geralmente acompanhadas do suporte de uma comunidade científica consistente que ajuda na manutenção da solução e, do outro lado da balança, as alternativas das grandes plataformas especialistas em RPA, oferecendo produtos mais completos, porém com licenças pagas. Esses produtos contemplam ferramentas para orquestrar, desenvolver a solução, auxiliando ainda na governança das automatizações.

Fernando encontra-se diante de uma tomada de decisão para seleção da plataforma de implementação: como escolher a ferramenta adequada para a melhor solução de negócio? Vamos utilizar um ambiente gratuito ou com licença? Diante desse desafio, Fernando procura algumas vigas-mestras do processo de RPA para se orientar.

A princípio, o que geralmente dói é o bolso e a gestão tem orçamentos bem definidos com projetos. Mas, a experiência e o lapso do tempo lembram a Fernando que o orçamento inicial não é necessariamente o custo do projeto. Soluções mudam, manutenções são necessárias, a governança e gestão da mudança sempre cobram seu preço. Poupar em licenças de software pode ser bom a princípio e ruim ao longo prazo quando o apelo das soluções paga se mostra necessário. Mas, poupar pode ser justamente a solução com um orçamento apertado e um projeto cujo escopo não exige tanto suporte e robustez de uma solução paga. Nesse caso, as soluções gratuitas podem ser bem aceitáveis e estratégicas.

Como nem tudo é tão simples, Fernando sabe que tem outros pontos a considerar. Ele consulta os especialistas em automatização para ajudá-lo na decisão. Logo, levantam a questão sobre a natureza da automação, se será em ambiente Web ou Desktop, ou mesmo se precisarão utilizar ambos. As soluções free são, em geral, especializadas nesses ambientes. Caso precisem dos dois, deverão desenvolver uma integração e um robô para cada ambiente. Do outro lado da balança, as ferramentas dos grandes players de RPA já abrangem ambos os cenários com integração nativa.

Ainda em reunião com seus colegas especialistas, Fernando se depara com a escala da automação. Uma automação de escopo mais limitado e que não gera grandes riscos é uma coisa. Uma automação de grande escopo, que envolve riscos e políticas delicadas é outra coisa. Nisso, Fernando pode se apoiar nas soluções das empresas especialistas em RPA e contar com o suporte de ferramentas de apoio à gestão da mudança, compliance e governança que elas geralmente já trazem. As ferramentas gratuitas darão principalmente o apoio no desenvolvimento da automação, exigindo mais da equipe nesses outros aspectos anteriormente mencionados. Em outras palavras, Fernando sabe que usar uma solução gratuita exigirá mais cuidados com a governança. Mas, se a empresa de Fernando não possui experiência suficiente, deseja se arriscar menos ou mesmo, não possui total conforto (necessita de projetos-piloto) com RPA, as soluções gratuitas e open-source bem administradas podem ser bem aderentes. Se a situação for a oposta, apostar nas soluções pagas do mercado pode poupar tempo e garantir menos esforço de implementação.

Fernando está quase tomando suas decisões com a equipe, contemplando os pontos principais que deve levar em conta para o projeto. Por último, eles consideram se vão precisar de soluções mais sofisticadas na automação. O projeto vai precisar de inteligência artificial, utilizar URA, ChatBot, Machine (Deep) Learning, Processamento de Linguagem Natural em média\larga escala? Esses pontos são mais um pilar a se considerar, pois dependendo do nível de complexidade da necessidade, a solução por uma plataforma robusta e licenciada seria mais adequada. Ferramentas gratuitas dificilmente chegam num nível tão alto de sofisticação, sendo necessário integrar com outras ferramentas específicas para suprir essas lacunas do processo.

Após a análise desses pilares essenciais do RPA – ambiente, governança, demanda, investimento, sustentabilidade e escala, Fernando e sua equipe podem tomar as decisões que guiarão o processo da automação. Escolher a melhor solução para o negócio é um desafio de tomada de decisão que exige preocupação crucial com o planejamento. Antes de pensar em custos, Fernando avaliou o que é melhor como solução de negócio e, não somente, como uma questão de qual tecnologia implementar. Fernando também se pergunta: Como estará a automação daqui a 1(um) ano? Como será a manutenção e sustentabilidade caso as necessidades do negócio mudem? Quais serão minhas ações de contingência? De que maneira se dará a escala de implementações? Quais serão minhas previsões de investimento e retorno? Após essa reflexão e a análise assertiva dos pilares centrais de planejamento, Fernando está convicto de que decisão tomar e garantir que o projeto de implantação de RPA será um sucesso.

Dicas:

• A Go Live Tech é uma consultoria, altamente, especializada em tecnologias de processos com atuação no formato end-to-end (de ponta a ponta), tendo forte experiência em RPA, automatizações de processos e implantação de Centros de Excelência (CoE). Nosso grande diferencial é, além do conhecimento das principais plataformas de RPA, a grande especialização em tecnologias de inteligência artificial, inclusive com foco também para pequenas e médias empresas
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